Suatu organisasi, betapapun besarnya baik secara material maupun nonmaterial akan selalu memerlukan pedoman dalam setiap gerak langkahnya termasuk dalam melaksanakan roda organisasi. Ketika suatu organisasi memiliki cita-cita untuk mewujudkan apa yang menjadi keinginan pendiri serta anggota organisasi maka pematangan konsep adalah kunci keberhasilannya. Pematangan konsep yang dimaksud adalah mempertimbangkan segala hal yang menjadi faktor pendukung dan penghambat kinerja organisasi sebelum kita menetapkan suatu kegiatan yang tepat bagi organisasi, keinginan keinginan serta tatacara membangun organisasi tentunya berbeda antara orang yang satu dengan yang lainnya, dan cara untuk mencapai cita cita organisasi sebaiknya terjabarkan dalam suatu program kerja yang disahkan secara bersama, sesuai dengan konstitusi organisasi (AD/ART). Program kerja akan menjadi suatu kebutuhan primer bagi suatu organisasi karena organisasi tanpa memiliki suatu program kerja yang terarah dan terpadu dapat diibaratkan bagaikan orang buta yang mencari kucing hitam dalam gelap malam tanpa cahaya. Program kerja organisasi baru dapat dibuat dengan sistematis,terarah dan terpadu jika urutan proses menuju pembuatan program kerja telah dilalui dengan baik, artinya organisasi telah memiliki dasar dasar acuan tentang jiwa dari program kerja yang dibuat.
Program kerja dapat diartikan sebagai suatu rencana kegiatan dari suatu organisasi yang terarah, terpadu dan tersistematis yang dibuat untuk rentang waktu yang telah ditentukan oleh suatu organisasi. Program kerja ini akan menjadi pegangan bagi organisasi dalam menjalankan rutinitas roda organisasi. Program kerja juga digunakan sebagai sarana untuk mewujudkan cita cita organisasi. Ada dua alasan pokok mengapa program kerja perlu disusun oleh suatu organisasi :
- Efisiensi organisasi , Dengan telah dibuatnya suatu program kerja oleh suatu organisasi maka waktu yang dihabiskan oleh suatu organisasi untuk memikirkan bentuk kegiatan apa saja yang akan dibuat tidak begitu banyak, sehingga waktu yang lain bisa digunakan untuk mengimplementasikan program kerja yang telah dibuat.
- Efektifitas organisasi , juga dapat dilihat dari sisi ini, dimana dengan membuat program kerja oleh suatu organisasi maka selama itu telah direncanakan sinkronisasi kegiatan organisasi antara bagian kepengurusan yang satu dengan bagian kepengurusan yang lainnya.
- Terstruktur dan Sistematis , dengan program kerja yang baik maka dapat membantu setiap anggota pada organisasi bekerja secara sistematis dan terstruktur, sehingga kinerja organisasi dapat meningkat.
Program kerja akan dibuat oleh suatu organisasi sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan oleh organisasi yang bersangkutan, jenis jenis program kerja dapat dibedakan antara lain:
I. Menurut rentang waktu perencanaan
- Program kerja untuk satu periode kepengurusan Jenis program kerja ini biasanya dibuat oleh organisasi untuk satu periode kepengurusan, sehingga kegiatan rapat kerja (raker) organisasi hanya dilakukan sekali dalam satu periode kepengurusan dan untuk tahap selanjutnya akan diadakan evaluasi dan koordinasi dari program kerja yang telah ditetapkan.
- Program kerja untuk waktu tertentu Jenis program kerja seperti ini disusun untuk suatu jangka waktu tertentu biasanya triwulan, caturwulan, semester dan lain lain. Dalam pembuatan metode program kerja seperti ini maka akan ditemui bahwa suatu organisasi akan mengadakan rapat kerja (raker) organisasi lebih dari sekali dalam satu periode kepengurusan
II. Menurut sifat program kerja
- Program kerja yang bersifat terus menerus (continue) Program kerja seperti ini akan dilakukan secara terus menerus (tidak hanya sekali) oleh suatu organisasi, kesulitan pengimplementasian program kerja umumnya akan dihadapi saat pertama kali melaksanakan jenis program kerja ini.
- Program kerja yang bersifat insidental Program kerja seperti ini umumnya hanya dilakukan pada suatu waktu tertentu oleh suatu organisasi biasanya mengambil momentum momentum waktu yang penting .
- Program kerja yang bersifat tentatif Program kerja ini sifatnya akan dilakukan sesuai dengan kondisi yang akan datang. Alasan dibuatnya program kerja jenis ini adalah karena kurang terjaminnya faktor faktor pendukung ketika diadakannya perencanaan mengenai suatu program kerja lain.
III. Menurut target organisasi
- Program kerja jangka panjang, Program kerja jangka panjang harus sesuai dengan cita-cita/tujuan pembentukan organisasi, serta visi dan misi dari organisasi. Program kerja model ini dibuat karena kemungkinan untuk merealisasikan dalam waktu yang pendek tidak memungkinkan. contoh : Membuat sarana Sekretariat yang presentatif, yang dilengkapi dengan Perpustakaan, Tempat Percetakan, Ruang pertemuan dan tempat olahraga. Ket : Berbagai fasilitas seperti yang diterangkan dalam contoh diatas, kecil kemungkinannya untuk diadakan dalam jangka waktu yang pendek, karena itu program kerja ini harus dijadikan program kerja jangka panjang, dimana masing-masing kepengurusan berfokus pada satu bagian program kerja.
- Program kerja jangka pendek, Program kerja jangka pendek adalah program kerja organisasi dalam suatu periode tertentu, yang jangka waktunya berkisar antara 1-3 tahun, yang dirancang untuk memenuhi berbagai kebutuhan organisasi pada masa tersebut. Dalam hubungannya dengan program kerja jangka panjang, dalam program kerja jangka pendek ini, dibuat bagian-bagian program kerja yang dapat direalisasikan dalam jangka waktu dekat.
Dalam organisasi, sudah menjadi kewajiban pengurus untuk membuat program kerja yang akan dijalankan oleh suatu organisasi untuk jangka waktu yang telah ditetapkan, namun dalam pembuatannya, pengurus harus memperhatikan beberapa hal dalam penyusunan suatu program kerja. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan, antara lain :
- Latar Belakang Pembentukan Organisasi Hal ini berkaitan dengan nilai nilai yang mendasari pendirian suatu organisasi yang bertalian erat dengan semangat para pendiri organisasi
- Sejarah Perjalanan Organisasi Hal ini berkaitan dengan pengalaman organisasi dalam menjalankan program kerja yang telah direncanakan, sejarah perjalanan organisasi ini sangat penting untuk diperhatikan karena kesesuaian jiwa organisasi dengan implementasi program kerja bisa dilihat dari sisi ini.
- Visi dan Misi Organisasi Program kerja yang dibuat harus sesuai dengan visi dan misi yang telah menjadi bagian utama dari suatu organisasi sebagai acuan pokok dalam menjalankan roda organisasi
- AD/ART dan Peraturan Organisasi Program kerja yang dibuat tidak boleh menyalahi AD/ART serta peraturan organisasi.
- GBHO/GBPK , GBHO dan GBPK umumnya dibuat pada saat awal suatu kepengurusan (saat terbentuknya kepengurusan baru) dan hal ini merupakan amanat organisasi yang didasari pada situasi yang sedang berkembang serta dinamika dari organisasi yang bersangkutan. Suatu program kerja tidak boleh melanggar GBHO/GBPK karena pelanggaran terhadap GBHO/GBPK sama artinya dengan menentang amanat yang telah diberikan oleh organisasi.
Sebagai tindak lanjut dari program kerja yang kita buat, setelah program kerjanya dilaksanakan maka diperlukan suatu evaluasi untuk menilai apakah program kerja yang kita rencanakan itu sesuai dengan apa yang dilaksanakan. Untuk mengevaluasi program kerja secara menyeluruh, ada suatu momen tertentu yang berhak melakukan evaluasi kegiatan, jadi mengenai kapan tepatnya diadakan evaluasi menyeluruh hal ini disesuaikan dengan konstitusi organisasi(ad/art). Secara umum evaluasi kegiatan itu harus dilaksanakan pada 3 tahapan yakni :
- Evaluasi pada tahap perencanaan
- Evaluasi pada tahap pelaksanaan
- Evaluasi pada tahap pasca pelaksanaan (dalam Rakornas, Rakorda atau Rakorcab)
Sebagai alat ukur, tersedia beberapa parameter parameter yang dapat dipakai sebagai standar untuk mengevaluasi keberhasilan program kerja,antara lain :
- Kesesuaian dengan perencanaan, Hal ini berkaitan dengan apakah waktu,dana serta tahapan tahapan dari kegiatan sudah sesuai dengan yang direncanakan ketika program kerja dibuat.
- Partisipasi dari sasaran kegiatan, Bagian ini berhubungan dengan pihak yang menjadi peserta atau target sasaran dari kegiatan, bagaimana suatu kegiatan yang direncanakan bisa mengaktifkan peserta kegiatan baik secara kuantitas melalui kehadiran jumlah peserta sesuai targetan maupun secara kualitas melalui partisipasi aktif dari peserta selama kegiatan berlangsung.
- Efektifitas pelaksana kegiatan, Hal ini berkaitan dengan para pelaksana dari kegiatan, umumnya berupa panitia kegiatan. Apakah pelaksanaan program kerja telah mampu menciptakan suatu manajemen yang positif diantara para pelaksana kegiatan ataukah suatu kegiatan itu hanya langsung jadi, dan hanya dilakukan oleh sebagian kecil dari pelaksana. Hal ini tentulah menjadi bahan pertimbangan dalam mengevaluasi pelaksanaan suatu program kerja.
- Hasil atau manfaat dari kegiatan, Hal ini berkaitan dengan dampak yang dihasilkan saat pasca kegiatan, apakah kegiatan tersebut mampu menghasilkan suatu hal yang positif sesuai dengan apa yang diharapkan Tujuan diadakannya evaluasi terhadap pelaksanaan program kerja adalah pada nantinya kesalahan serta kekurangan yang pernah dilakukan sebelumnya tidak lagi dilakukan.
Pembuatan Program kerja adalah suatu proses yang sangat penting dalam kegiatan berorganisasi, tanpa program kerja, sebuah organisasi bagaikan (sekali lagi mengutip tulisan dibagian depan) orang buta yang mencari kucing hitang di kegelapan malam tanpa cahaya. Karena pentingnya program kerja ini, maka perlu diajukan sebuah pertanyaan yang sangatpenting, yaitu, Siapakah yang harus membuat program kerja dan kapan program kerja itu dibuat? Program kerja dibuat pada saat Rapat Kerja (Raker) oleh suatu kepengurusan yang baru terbentuk dalam permusyawaratan anggota . Yang dibuat pada saat permusyawaratan hanya GBPK. Yang harus diperhatikan adalah Raker suatu kepengurusan baru harus dilaksanakan maksimal dalam rentang waktu 1 bulan sesudah Permusyawaratan Anggota dan seluruh hasil Raker harus diinformasikan kepada seluruh anggota di cabang atau daerah yang bersangkutan.
Setelah selesai membuat program kerja, kepengurusan harus segera melakukan suatu Analisa Pekerjaan untuk membentuk berbagai jabatan yang diperlukan dalam kepengurusan atau kepanitian agar program kerja dapat dijalankan. Analisa pekerjaan adalah suatu kegiatan melakukan pendeskripsian jenis-jenis kerja yang akan dilakukan dalam kaitannya dengan suatu program kerja atau dalam bahasa akademisnya Analisis pekerjaan merupakan suatu prosedur pengumpulan dan analisis data yang terdefinisi mengenai tugas dan persyaratan pekerjaan. Tujuan dari dilakukannya analisis pekerjaan adalah untuk menggambarkan dengan jelas jenis-jenis pekerjaan apa saja yang harus dilakukan oleh suatu jabatan untuk dapat menyelesaikan suatu program kerja. Setelah menyelesaikan analisis pekerjaan, maka langkah selanjutnya adalah membentuk jabatan yang akan melakukan program kerja tersebut.
Dari uraian di atas maka dapat di simpulkan bahwa program kerja yakni susunan rencana kegiatan kerja yang sudah di rancang untuk dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu. Tujuan dari program kerja secara umum yakni:
- Membantu pencapaian visi dan misi suatu organisasi.
- Membantu menjawab kebutuhan organisasi.
- Membantu organisasi bekerja lebih sistematis dan terstruktur.
Demikianlah pembahasan mengenai Pengertian, Tujuan, Manfaat, Jenis Tahapan Program Kerja semoga dengan adanya ulasan tersebut dapat menambah wawasan kita untuk menjalankan roda organisasi.
